Gizlilik Politikası

Son Güncelleme: 6 Mart 2026

Personel Yönetim Sistemi ("Sistem"), çalışanların kişisel verilerinin işlenmesinde ve korunmasında en yüksek standartları benimsemektedir. Bu Gizlilik Politikası, Sistem üzerinden toplanan, işlenen ve saklanan kişisel verilerin nasıl kullanıldığını, korunduğunu ve KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamındaki haklarınızı açıklamaktadır.

1. Hangi Kişisel Veriler Toplanmaktadır?

Sistem, aşağıdaki kategorilerde kişisel verileri toplamakta ve işlemektedir:

1.1. Kimlik Bilgileri

• Ad, soyad
• T.C. Kimlik Numarası
• Doğum tarihi ve yeri
• Medeni hal
• Cinsiyet
• Fotograf

1.2. İletişim Bilgileri

• Telefon numarası (iş ve mobil)
• E-posta adresi
• Adres bilgileri

1.3. İş ve Kariyer Bilgileri

• Pozisyon/unvan
• Departman
• Şube bilgisi
• İşe giriş tarihi
• Çalışma durumu (aktif/pasif)
• Maaş bilgileri
• Performans değerlendirmeleri

1.4. Giriş-Çıkış ve Mesai Bilgileri

• Giriş ve çıkış saatleri
• Mesai süreleri
• İzin kullanım bilgileri
• İzin talepleri ve onay süreçleri
• Haftalık/aylık çalışma çizelgeleri

1.5. Eğitim ve Belgeler

• Eğitim durumu
• Sertifikalar ve diplomalar
• Özgeçmiş belgeleri
• İş sözleşmeleri
• Diğer personel belgeleri

1.6. Disiplin ve Şikayet Bilgileri

• Disiplin cezaları
• Uyarılar
• Şikayet kayıtları
• Açıklamalar ve savunmalar

1.7. Zimmet ve Eşya Bilgileri

• Teslim edilen zimmetler
• Ekipman ve araçlar
• Kimlik kartları
• Diğer şirket malzemeleri

1.8. Sistem Kullanım Verileri

• Kullanıcı adı ve şifre (şifrelenmiş olarak)
• Giriş-çıkış logları
• İşlem geçmişi
• IP adresi ve oturum bilgileri

1.9. Konum Bilgileri

Mobil uygulama üzerinden yapılan QR kod okutma (giriş-çıkış) ve araç biniş-iniş (servis kullanımı) işlemlerinde, işlemin yapıldığı yerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla konum verileri toplanmaktadır:

• GPS tabanlı hassas konum verileri
• Ağ tabanlı yaklaşık konum verileri
• İşlem anındaki (QR okutma veya araç biniş/iniş) koordinat bilgileri

2. Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz, aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• İnsan Kaynakları Yönetimi: Personel takibi, işe alım süreçleri, performans değerlendirmesi
• Maaş ve Ödeme İşlemleri: Maaş hesaplamaları, prim ödemeleri, vergi beyannameleri
• Mesai ve İzin Takibi: Çalışma saatlerinin kaydı, izin kullanımlarının takibi
• Konum Doğrulama (Location): Personelin QR kod okutarak veya araç biniş-iniş butonu aracılığıyla yaptığı işlemlerde, koordinat bilgilerinin tanımlı iş yeri (şube, şantiye, ofis vb.) veya güzergah sınırları içerisinde olup olmadığının denetlenmesi. Bu veriler sadece işlem (QR okutma, biniş/iniş) anında alınır ve personelin mesai ve ulaşım takibinin güvenilirliğini sağlamak amacıyla kullanılır.
• Güvenlik: İş yerinde güvenliğin sağlanması, giriş-çıkış kontrolleri, yetkisiz erişimlerin engellenmesi
• Disiplin Süreçleri: Disiplin cezalarının kaydı ve takibi
• İstatistik ve Raporlama: Personel istatistikleri, performans raporları
• Yasal Zorunluluklar: İş kanunu, SGK, vergi mevzuatı gibi yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Zimmet Takibi: Şirket malzemelerinin ve ekipmanlarının takibi

3. Verilerin Paylaşımı

Kişisel verileriniz, aşağıdaki durumlarda paylaşılabilmektedir:

• Yetkili Personel: İş gereği veriye erişmesi gereken yöneticiler, İK personeli ve şube müdürleri
• Yasal Zorunluluklar: Mahkeme kararı, resmi kurum talepleri veya yasal yükümlülükler
• İş Ortakları: Maaş ödemeleri, sigorta işlemleri gibi hizmet sağlayıcılarla (gerekli güvenlik önlemleri altında)
• Auditor ve Denetçiler: Şirket içi veya dışı denetim süreçlerinde

4. Veri Güvenliği Önlemleri

Sistem, kişisel verilerin güvenliği için aşağıdaki önlemleri almaktadır:

• Şifreleme: Hassas veriler (şifreler, TCKN vb.) şifrelenerek saklanmaktadır
• Erişim Kontrolü: Rol tabanlı yetkilendirme sistemi ile sadece yetkili personel veriye erişebilir
• Güvenli Bağlantı: Veri transferlerinde SSL/TLS şifreleme kullanılmaktadır
• Log Kaydı: Sistem üzerindeki tüm işlemler loglanmaktadır
• Periyodik Yedekleme: Veriler düzenli olarak yedeklenmektedir
• Fiziksel Güvenlik: Sunucular güvenli veri merkezlerinde barındırılmaktadır
• Güncellemeler: Sistem düzenli olarak güvenlik güncellemeleri ile güncellenmektedir

5. Veri Saklama Süreleri

Kişisel verileriniz, aşağıdaki sürelerle saklanmaktadır:

• Personel Kayıtları: İş ilişkisi devam ettiği sürece + işten çıkıştan sonra 10 yıl
• Giriş-Çıkış Logları: 5 yıl
• İzin Kayıtları: 5 yıl
• Disiplin Kayıtları: İş ilişkisi devam ettiği sürece + işten çıkıştan sonra 5 yıl
• Maaş ve Ödeme Kayıtları: 10 yıl
• Zimmet Kayıtları: Zimmet iadesine kadar + 1 yıl
• Sistem Logları: 1 yıl

Saklama süreleri sonunda, verileriniz yasal zorunluluklar dışında imha edilmektedir.

6. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK madde 11 uyarınca, aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Bilgi Edinme Hakkı: Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Bilgi Talep Etme Hakkı: Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşleme Amacını Öğrenme Hakkı: Verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Aktarılanları Öğrenme Hakkı: Yurt içinde veya yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik/yanlış verilerin düzeltilmesini isteme hakkı
• Verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme hakkı
• Verilerin işlenmesini sınırlama hakkı
• Verilerin otomatik sistemlerle analiz edilmesine itiraz etme hakkı
• Veri kaybına karşı uyarılma hakkı
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini isteme hakkı

7. Çocukların Kişisel Verileri

Sistem, 18 yaşın altındaki kişilerin kişisel verilerini bilerek toplamaz. Ancak, stajyer veya çalışan olarak sistemde kaydı bulunan 18 yaş altı kişilerin verileri, veli/vasi izni ve yasal zorunluluklar çerçevesinde işlenmektedir.

8. Çerezler (Cookies)

Sistem, kullanıcı deneyimini iyileştirmek için çerezler kullanabilir. Çerezler, tarayıcınızda saklanan küçük metin dosyalarıdır. Çerez ayarlarınızı tarayıcınızın ayarlarından yönetebilirsiniz.

9. Gizlilik Politikasındaki Değişiklikler

Bu Gizlilik Politikası, yasal değişiklikler veya sistemdeki güncellemeler gereği değiştirilebilir. Değişiklikler, Sistem üzerinden duyurulacaktır. Politikayı düzenli olarak kontrol etmeniz önerilir.

10. İletişim Bilgileri

Bu Gizlilik Politikası son olarak 6 Mart 2026 tarihinde güncellenmiştir.